- Prologue | Que faire d'un rapport mémorable ?

1 | Planification_Organiser ses idées pour trouver une histoire
- Commençons par nous demander « pourquoi ».
- Pensez par blocs
- Éliminer les doublons et les omissions
- Trouvons les coordonnées en les comparant.
- Terminons et révisons

2 | Écrire : Exprimer ses pensées de manière à ce que tout le monde puisse comprendre
— Si vous écrivez une inscription, un cri s'en échappera.
— Si j'écris trop longtemps, je me sens étouffé.
- Se contenter d'énumérer les informations n'a pas de sens.
— Si vous n'écrivez que les principes, le contenu disparaît.
Si vous l'écrivez de manière compliquée, personne ne le saura.

3 | Modifier_Affichage des pensées qui attirent mes pensées
- Résolvons le problème avec le clavier plutôt qu'avec la souris.
- Soyons cohérents et évitons toute confusion.
- Ne lisez pas les mots, comprenez le contexte.
- Montrons le sens, pas seulement l'apparence.
— Ne vous contentez pas de le terminer. Relisons-le.

4 | S'exprimer : Communiquer ses idées de manière claire et compréhensible
- Trouvons le bon moment
- Choisissons la méthode qui convient à la situation.
- Créons un style oratoire adapté au contenu.

5 | Rédaction de rapports spécifiques au type de formation
Rapport d'examen des politiques | Vérifiez d'abord le titre
- Rapport de planification | Ajoutez un récit à votre événement
Rapport de situation | Rédigez rapidement, mais avec soin
- Rapport de synthèse | Plus c'est court, mieux c'est
- Documents de référence pour la conférence | Pour vous aider sur place
- Rapports externes | Rapports, discussions, explications et discours

6 | Formation_Rapports situationnels
- Rencontre individuelle en face à face | Comprendre l'autre personne
- Réunion | Comme chacun sait
- Présentation | Avec des images, pas des documents
- Événement | Prendre la parole sur place est une pratique courante
- CONSEIL | Dans ce cas, faites ceci
① Lors de discussions sur le travail avec des collègues
② Lors de l'encadrement des subordonnés

- Épilogue | Adoptez le point de vue de l'autre

Conférence spéciale : Comprendre l’évaluation des compétences
- Quatre idées fausses et malentendus concernant l'évaluation des compétences
- Réfléchissez à la signification de chaque méthode d'évaluation
- Évaluation des compétences préparée à l'avance

Qu'est-ce qui ne va pas chez toi ? Tu passes toute la nuit à te préparer et tu en ressors épuisée ?
Park Jong-pil, fonctionnaire expert en planification et en reporting, révèle son savoir-faire caché en matière de reporting !

L'achèvement du travail sur le lieu de travail passe par la rédaction de rapports.
Même en travaillant avec assiduité, il est difficile d'obtenir une bonne évaluation si vos rapports ne sont pas de qualité.
Que se passerait-il si vous preniez le rapport sur lequel vous avez travaillé toute la nuit et que vous le lisiez sans ordre précis ? Aussi excellent soit son contenu, si vous ne parvenez pas à convaincre l’autre personne de l’approuver, ce rapport ne vaudra rien.
Existe-t-il un moyen d'exceller dans la rédaction de rapports, principale source de stress au travail pour les employés de bureau ? Park Jong-pil, fort de 18 ans d'expérience dans la planification et la rédaction de rapports au sein de la fonction publique, propose des solutions dans son ouvrage « Techniques de rédaction de rapports pour experts ».


« À Baduk, la justice n’existe pas. »
…Quand j’essaie de faire quelque chose, je dois deviner ce que l’autre personne pense et prévoit.
C'est ce qu'on appelle lire dans les pensées de l'autre personne.

Il s'agit d'une réplique tirée du webtoon populaire « Misaeng ».
L'auteur explique que le secret d'un bon reportage réside dans cette phrase.
En d'autres termes, l'essence du travail de reporting consiste à décrypter les intentions du supérieur hiérarchique, et le premier principe du reporting est de transmettre un contenu qui corresponde à ces intentions.
Alors, comment pouvons-nous lire dans les pensées de notre patron et transmettre le bon message ?

« Si vous étiez à ma place, paieriez-vous ? »
Le principe caché d'une méthode de reporting experte pour faire changer d'avis votre patron

Le compte rendu d'un subordonné indiquant qu'il a dit à son supérieur, qui doit bientôt partir pour une réunion d'affaires, de parler tranquillement de sujets importants est conforme aux principes, mais manque de compétences techniques.
Vous risquez d'entendre des plaintes comme : « Je suis tellement occupé(e), pourquoi nous rapportez-vous cette chose importante maintenant ? »
Si j'avais fait preuve de la « compétence » de consulter l'agenda de mon supérieur avant de rédiger mon rapport, j'aurais pu l'organiser à l'avance pour qu'il corresponde à l'heure de son rendez-vous.


Il n'y a personne de plus maladroit et agaçant qu'un subordonné qui arrive avec un rapport indigeste avant même que le patron, qui vient d'arriver au travail, ait pu reprendre son souffle, ou qui fourre un rapport sous le nez du patron qui ne s'est même pas encore brossé les dents après le déjeuner.
Pour ceux qui commettent ces erreurs à maintes reprises, l'auteur conseille de ne prendre en compte que quatre points lors de la rédaction d'un rapport afin de réduire les erreurs de plus de moitié.


Tout d'abord, voyons si votre patron est dans une situation où il peut se concentrer sur le rapport.
Je ne peux pas simplement faire mon rapport à mon patron, qui est visiblement fatigué du dîner d'entreprise de la veille, et faire cavalier seul.
Non seulement cela ne transmet pas le message, mais cela laisse également une mauvaise impression sur votre patron.


Il est également important de comprendre la personnalité de votre patron.
L’auteur souligne que « puisque chaque personne a une structure logique de compréhension différente, il est important de faire son rapport à son supérieur d’une manière qui lui soit familière. »
En réalité, certaines personnes trouvent plus facile de comprendre quelque chose par écrit, tandis que d'autres trouvent plus facile de l'entendre parlé.
Face à un supérieur hiérarchique qui privilégie la communication écrite, il est préférable d'attendre en silence pendant qu'il lit le rapport.
Bien sûr, vous devez vous préparer à l'avance aux questions que votre patron pourrait vous poser en cours de route.
À l'inverse, face à un supérieur qui apprécie d'être entendu, il est préférable de résumer le rapport et de l'expliquer oralement dès le début.


Il est également important de choisir un mode de livraison adapté à la situation.
La plupart des signalements sont effectués en personne, mais sinon, il existe différentes manières de signaler un incident, comme par courriel, note de service, SMS ou appel téléphonique.
Lorsqu'un compte rendu est établi uniquement par écrit, sans réunion en face à face, son contenu peut être transmis par courriel ou par note de service.
Si vous mettez par écrit ce que vous souhaitez rapporter oralement, le compte rendu peut être plus personnel.


Comme les lettres ne peuvent être rédigées en détail de par leur nature, elles sont naturellement rapportées brièvement et de manière concise, ce qui explique le faible nombre d'erreurs importantes.
Cependant, la situation est différente lorsqu'il s'agit d'un signalement par téléphone.
En règle générale, les signalements par téléphone sont effectués lorsque l'affaire est urgente ou importante.
Donc, si vous intervenez dans une situation déjà tendue, si vous appelez sans préparation, vous finirez par dire des bêtises.
Vous pouvez éviter ces erreurs en prenant des notes à l'avance sur la manière dont vous transmettrez le message, puis en le rapportant.


Avant tout, la rédaction de rapports exige une préparation préalable.
Par exemple, vous avez peut-être organisé les informations dont vous avez besoin pour votre rapport dans votre carnet de travail, mais au moment de rédiger votre rapport, vous ne retrouvez pas les informations et vous finissez par feuilleter votre carnet.
Dans des moments comme ceux-ci, il est utile d'écrire un mot sur un post-it et de le coller sur la couverture de son cahier de travail.


Rédigez un rapport du point de vue de l'autre personne.
Intégrez le contenu du rapport dans un récit.


L’essence de la méthode de reportage mise en avant dans ce livre est la suivante : « Rédigez le reportage du point de vue de l’autre personne et organisez son contenu sous forme de récit. »
Raconter des histoires est une technique supérieure à n'importe quel discours logique pour susciter l'empathie chez autrui.
L'auteur affirme que même les reportages ont besoin d'histoires.
Même si le rapport contient les mêmes informations, il existe une grande différence, du point de vue du lecteur, entre une simple liste et un récit cohérent.


Souvent, lorsqu'un patron lit un rapport qui n'est qu'une liste d'informations, il réagit en disant quelque chose comme : « Vous me demandez de lire tout ça maintenant ? Quel est l'intérêt ? »
Quand on lit un document aussi aride qu'un rapport et que son contenu n'est pas compréhensible au premier coup d'œil, cela peut être frustrant.
Transformer un rapport en récit est également bénéfique pour la personne qui rédige le rapport.
En effet, le contenu à rapporter se précise au fur et à mesure que l'on réfléchit à l'histoire.
(Chapitre 1 : Organiser ses idées)

Par ailleurs, lors de la rédaction de rapports, nombreuses sont les personnes qui se plaignent de leurs compétences rédactionnelles et de la difficulté à rédiger des rapports.
Toutefois, ce rapport ne requiert aucune compétence particulière en rédaction.
L'auteur souligne que, tout comme les six principes des articles de presse, la concision des phrases est essentielle pour transmettre fidèlement les faits dans les reportages.
Ce livre utilise des exemples de phrases de rapports imprécises ou contenant des expressions ambiguës pour expliquer différentes méthodes de révision permettant de transmettre fidèlement l'intention sans en modifier le contenu.
(Chapitre 2 : Analyser vos pensées)

L'auteur explique également les méthodes de présentation.
Les employés de bureau habitués aux documents ont tendance à considérer les présentations comme des supports plutôt que comme des écrans, mais l'auteur souligne que les présentations doivent être envisagées comme des documents à lire.
Même le texte présenté doit être formulé de manière à pouvoir être perçu comme une image unique, et lors de la composition du contenu, le début et la fin doivent être considérés comme aussi importants que le corps principal.
Même en faisant de son mieux pour transmettre le contenu principal, il est difficile de faire bonne impression si le début et la fin manquent d'impact.
(Chapitre 6 : Rapports par situation)

Rapport d'un novice contre un maître
Trouvez la méthode de rapport qui vous convient.

Ne serait-ce pas formidable s'il existait des principes universels ou des méthodes consensuelles pour rédiger des rapports efficaces ? Même si c'était le cas, il n'est pas facile de produire des rapports efficaces dans un environnement de travail en constante évolution.
Il n'y a pas d'autre choix que de devenir compétent en se confrontant directement à des situations qui changent d'instant en instant.
Bien que nous puissions suggérer des méthodes de signalement plus efficaces, l'essentiel réside dans votre capacité à appliquer la méthode de signalement qui convient le mieux à votre situation.
Ce livre présente diverses situations de reportage et aide les lecteurs à trouver leur propre méthode en comparant et en analysant les bons et les mauvais reportages.


De plus, le processus de rédaction est divisé en quatre étapes : la planification du rapport, la rédaction, la révision et la publication, et les deux derniers chapitres sont organisés comme des étapes de formation.
Par ailleurs, « l’évaluation des compétences », qui est récemment devenue un sujet brûlant dans les institutions publiques, a également fait l’objet d’une conférence spéciale.


L'auteur de ce livre, Jongpil Park, a travaillé dans la fonction publique pendant 18 ans et a effectué de nombreuses missions de reportage, du niveau le plus bas jusqu'au poste de cadre.
Depuis 2012, l'auteur a transmis ce savoir-faire à travers des conférences données à plus de 5 000 fonctionnaires.
Ce livre constitue l'essence des méthodes de présentation des résultats, basé sur le contenu des cours et enrichi d'exemples concrets.
J'espère que grâce à ce livre, les employés de bureau qui ont un bon contenu mais qui ont du mal à l'exprimer correctement pourront développer leur propre méthode de rédaction et se libérer du stress lié à la rédaction de rapports.